Contactgegevens:
https://www.actiz.nl  
Oudlaan 4
3515 GA Utrecht 
085 0772000

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

ActiZ neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, datalekken en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met webredactie@actiz.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

ActiZ verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Telefoonnummer
• Werkgever
• E-mailadres
• IP-adres
• Gegevens over uw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en apparaat type
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch zoals (maar niet beperkt tot):
  • Functie
  • Pasfoto
  • Interesses in onderwerpen op de website
  • Bezochte bijeenkomsten
  • Aankopen in de webshop

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via webredactie@actiz.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

ActiZ verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Verzenden van onze nieuwsbrieven
• U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
• ActiZ analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
• Na toestemming koppelen van persoonsprofielen op de website op basis van functie, interesses en geografische locatie van de werkgever, zodat medewerkers van leden elkaar eenvoudig kunnen vinden en samenwerken.

De rechtsgrond van de verwerking van uw persoonsgegevens is omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven of omdat dit noodzakelijk is behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ActiZ, zoals het kunnen verzorgen van belangenbehartiging en het leveren van diensten. Indien toestemming de rechtsgrond is voor een bepaalde verwerking heeft u het recht om die toestemming te allen tijde weer in te trekken. Zie daarvoor ook de paragraaf Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.

Privacy en gebruik van opname- en AI-tools bij evenementen van ActiZ

Tijdens door ActiZ georganiseerde bijeenkomsten – zoals webinars, seminars en kennissessies – verwerken wij persoonsgegevens van deelnemers, sprekers en andere betrokkenen. Het gaat om naam-, contact- en organisatiegegevens. Bij online bijeenkomsten kunnen daar ook beeld- en geluidsopnamen bij horen. Daarnaast kan tijdens alle evenementen (zowel online als fysiek) beeldmateriaal worden gemaakt, zoals foto’s of video’s, ten behoeve van verslaglegging, terugkoppeling of communicatie en PR.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor administratieve, organisatorische en informatieve doeleinden, zoals registratie, communicatie over het evenement, het beschikbaar stellen van presentaties en/of opnames achteraf en het informeren over vergelijkbare evenementen. De gegevens worden opgeslagen in passend beveiligde systemen.

Gebruik van opname- en AI-tools 

Om de privacy van alle deelnemers te beschermen, is het niet toegestaan om zonder voorafgaande toestemming van ActiZ en, waar aan de orde, toestemming van andere deelnemers, sprekers of betrokkenen

• Opnamen te maken van beeld, geluid of scherm;
• AI-tools te gebruiken die gesprekken of inhoud automatisch transcriberen, analyseren of samenvatten (zoals Otter.ai, Whisper, Notion AI, ChatGPT, TLDV of vergelijkbare toepassingen);
• Inhoud uit de bijeenkomst, inclusief AI-gegeneerde samenvattingen of chatbijdragen, te verspreiden naar derden of
• Persoonsgegevens van andere deelnemers (zoals namen of e-mailadressen via de chat) te verzamelen.

Foto’s van presentaties zijn toegestaan, zolang er geen andere deelnemers herkenbaar op staan zonder hun toestemming, en mits er niet uitdrukkelijk is aangegeven dat het nemen van foto’s van de presentatie niet is toegestaan.

Uitzondering bij actieve deelname

Bij actieve deelname in persoon is het toegestaan om voor persoonlijk gebruik een geluidsopname te maken, mits de opname niet wordt gedeeld of openbaar gemaakt.

Gebruik van AI-tools na toestemming

Wanneer ActiZ vooraf schriftelijk toestemming heeft verleend voor het gebruik van opname- of AI-tools, geldt het volgende:

1. De deelnemer informeert vooraf alle andere aanwezigen op duidelijke wijze;

2. De deelnemer verifieert expliciet dat niemand bezwaar heeft en

3. De deelnemer rapporteert dit aan ActiZ vóór de start van de bijeenkomst.

Niet-naleving

Het verwerken of delen van persoonsgegevens via externe tools zonder toestemming wordt beschouwd als een ernstige schending van de deelnemersvoorwaarden én als onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens onder de AVG. ActiZ behoudt zich het recht voor om schade op de overtreder te verhalen, waaronder kosten voor herstelmaatregelen of het melden van een datalek.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

ActiZ bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.  Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zijn worden verwerkt. De bewaartermijn kan per doel verschillen en is goed gedocumenteerd in ons verwerkingsregister.

Delen van persoonsgegevens met derden

ActiZ verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om het functioneren van de vereniging ActiZ mogelijk te maken. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. ActiZ blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. U kunt contact opnemen met ActiZ indien u hierover verdere informatie wilt.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

ActiZ gebruikt alleen cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. ActiZ zorgt zelf niet voor (pro)actief beheren en/of verwijderen van cookies op uw apparatuur.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, dat kan via de profielinstellingen op de website die u zelf kan beheren. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ActiZ en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar webredactie@actiz.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Verzoeken die geen kopie van uw identiteitsbewijs bevatten worden zonder melding afgewezen en niet in behandeling genomen.

Klachten en bezwaar

ActiZ wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Geautomatiseerde besluitvorming

ActiZ neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ActiZ) tussen zit.